Politique de voyage

6 conseils pour vous aider à élaborer une politique de voyage pour votre entreprise

Si vous êtes chargé pour la première fois de créer une politique de voyage pour votre entreprise, vous vous demandez probablement par où commencer. Voici quelques conseils pour vous aider.

1. Définissez vos objectifs

La première étape consiste à identifier vos objectifs et priorités. Même si le contrôle des coûts, l'amélioration de la sécurité et la recherche du bien-être des voyageurs sont des enjeux fondamentaux de toute politique de voyage, vous devez déterminer les priorités propres à votre entreprise. Certaines entreprises rédigent également leur politique de voyage en tenant compte de la motivation et du recrutement des employés.

« Première chose à faire : déterminer l'objectif de la politique et du programme de voyage », explique Neil Hammond, partenaire chez GoldSpring Consulting LLC, une entreprise de conseil en gestion des voyages. « Comprenez bien pourquoi vous rédigez la politique et quels avantages vous allez retirer de chaque point inclus dans votre politique ».

2. Travaillez facilement avec tous vos collaborateurs clés

Vous devrez impliquer vos principaux collaborateurs afin d'établir des objectifs clairs et de déterminer ensemble le type de politique de voyage que vous souhaitez mettre en œuvre.

« Cette collaboration est nécessaire, car un programme de voyage n'est pas isolé ; il concerne d'autres départements au sein de l'entreprise et vous aurez besoin de leur expertise pour sa mise en place », témoigne Jeanne Liu, vice-présidente de la recherche à la Global Business Travel Association (GBTA). Jeanne Liu recommande la création d'un comité qui sera chargé de formuler des recommandations et des commentaires tout au long du processus d'élaboration de la politique de voyage.

« Cette démarche ne doit pas se faire en vase clos », conseille Neil Hammond. « Vous aurez besoin de l'aide du département financier pour élaborer un budget, et les RH pourront évaluer l'impact de la politique sur la satisfaction des employés et son attractivité pour les nouvelles recrues ».

Selon la taille de votre entreprise, d'autres parties prenantes pourront être sollicitées, comme le département juridique, le directeur des achats, le responsable de la sécurité ou du risque, et l'administrateur de vos cartes de crédit.

« Tous ces éléments sont étroitement liés à la politique de voyage », précise Shauna Reker, directrice des technologies émergentes et des solutions pour la société de conseil en voyage Zulu Solutions. « Vous devrez également travailler avec d'autres départements avant de finaliser votre politique ».

Vous devez trouver un équilibre entre les besoins et envies des employés, et les souhaits de la direction

Jeanne Liu, GBTA

Si vous êtes chargé de créer la première politique de voyage de votre entreprise, Neil Hammond conseille également de créer un petit groupe d'autres collaborateurs qui réservent également des voyages, et de solliciter leurs réactions. « Ce groupe peut être très utile, capable de vous apporter un soutien formidable ou au contraire, de représenter un obstacle énorme s'il n'a pas été impliqué dans le processus », ajoute-t-il.

3. Tenez compte de la culture de votre entreprise

Il est important de comprendre et respecter la culture de l'entreprise lorsque vous élaborez votre politique de voyage, surtout si vous êtes relativement nouveau dans l'organisation. Vous contribuerez ainsi à « obtenir un engagement maximum des employés », explique Shauna Reker.

Les objectifs de la direction et les souhaits des employés en matière de voyage devraient tous deux se traduire dans votre politique. « Vous devez trouver un équilibre entre les besoins et envies des employés, et les souhaits de la direction », dit Jeanne Liu.

Une bonne compréhension de votre culture d'entreprise, des objectifs de la direction et des souhaits et besoins des employés vous aidera à déterminer le type de politique de voyage que vous souhaitez mettre en œuvre. Trois approches de base existent pour votre politique selon Jeanne Liu : une politique ouverte, une politique basée sur des recommandations et une politique imposée.

Une politique ouverte permet aux voyageurs de réserver auprès du fournisseur de voyage de leur choix, généralement avec des critères de prix. Une politique basée sur des recommandations comprend des conseils que les voyageurs sont encouragés à suivre, mais sans obligation. Une politique imposée n’a pas de zones d’ombres ; elle précise la conduite des voyageurs et le choix des fournisseurs, et prévoit des sanctions en cas de non-conformité. « Il n’y a pas de flou », précise Jeanne Liu. Elle ajoute que les trois types de politiques sont utilisés par différents membres de la GBTA, et que le budget du programme de voyage n'est pas nécessairement le facteur déterminant. « On rencontre tous les cas de figure », explique-t-elle.

4. Détaillez les tenants et les aboutissants

Il n’y a pas de recette miracle unique pour déterminer ce qui doit faire partie d’une politique de voyages. Shauna Reker conseille de commencer par une déclaration d'intention, en précisant notamment si le respect du programme de voyage est exigé par la direction, et d'ajouter une table des matières pour permettre « une meilleure expérience utilisateur ».

Elle ajoute que de façon générale « vous devez être aussi précis que possible dans la rédaction de votre politique ». Jeanne Liu recommande également de « préciser clairement les choses à faire et à ne pas faire » à chaque étape d'un voyage, de l’autorisation au rapport de dépenses en passant par la réservation et le choix du fournisseur.

Une pratique courante consiste à décrire le processus d'autorisation des voyages et les procédures de paiement et de remboursement, ainsi qu'à identifier les moyens de réservation requis (agence de voyages, outil de réservation en ligne ou TMC). Si votre politique prévoit d’avoir recours à des acteurs de l’économie du partage pour ses voyages, des informations détaillées devront être fournies. Par exemple, Airbnb et Uber disposent de leur propre plate-forme de réservation.

La plupart des politiques de voyage évoquent également la marche à suivre pour l’utilisation des cartes d’entreprise, les voyages internationaux, ainsi que les frais de déplacement et de représentation. La catégorie la plus importante concerne les frais de déplacement et de représentation, selon Shauna Reker, et doit comprendre la liste des fournisseurs préférés pour les transports aériens et terrestres, ainsi que les hébergements. Elle doit également détailler les remboursements pour chaque service, des frais de bagages aux surclassements aériens en passant par le Wi-Fi en avion et les hôtels.

« Cela va au-delà du mode de réservation et du fournisseur choisi », explique Shauna Reker. « Toutes ces choses qui se passent en voyage doivent être évoquées. De nombreuses entreprises précisent les dépenses autorisées et celles qui ne sont pas remboursables dans leur politique de voyage, avec des exemples pour chaque ».

La politique de voyage doit évoluer en permanence. Si elle fonctionne bien, elle devra être révisée régulièrement

Neil Hammond, GoldSpring Consulting LLC

Par exemple, de plus en plus d’entreprises définissent des règles qui permettent de combiner les voyages personnels et les voyages d’affaires, cette tendance s’accentuant avec le nombre d’employés de la génération Y. Certaines entreprises autorisent leur remboursement par l’employé, d’autres ne les autorisent sous aucune circonstance. Celles qui le font versent parfois des indemnités aux conjoints, aux partenaires ou aux familles.

5. Communiquez et recueillez les retours des employés

« Une fois la politique rédigée, un plan de communication est très important, surtout s’il s’agit de votre première politique de voyage », indique Shauna Reker. « Vous devez mettre en place une stratégie de communication, et pas un simple mémo, car il s’agit de toucher tous les niveaux de l'entreprise. Si c'est une première pour l'entreprise, vous devez donner aux employés la possibilité de poser des questions et de clarifier certains points de la politique. Toutes ces choses favorisent un certain équilibre et vous permettent d'appliquer votre politique ».

Pour Jeanne Liu, il est important de prévoir des échanges permanents, pas uniquement au moment du lancement de la politique. « Il y aura des réussites et des échecs, et vous devez être en mesure de rectifier la politique en conséquence », explique-t-elle. Elle conseille de mettre en place un dispositif de suivi qui implique la direction et les employés, en utilisant toutes les méthodes (intranet, mémos, réunions, réseaux sociaux) les plus efficaces au sein de votre entreprise.

Neil Hammond encourage les travel managers à prévoir une révision de la politique de voyage. « La politique de voyage doit évoluer en permanence », ajoute-t-il. « Si elle fonctionne bien, elle devra être révisée régulièrement. J’aime voir ajouté dans le document lui-même que la politique sera revue au moins une fois par an ».

6. Établissez un calendrier pour le projet

Établissez un calendrier précis « pour éviter toute frustration pendant le processus de création de votre première politique », ajoute Shauna Reker.

Le temps nécessaire pour rédiger votre politique de voyage dépend d'un certain nombre de variables, notamment sa complexité, la rapidité avec laquelle les nouvelles initiatives se mettent en place dans votre entreprise et le fait que vous soyez assisté ou non par votre conseiller TMC ou un consultant externe. Les consultants en voyages estiment qu'il faut compter entre quatre mois et un an.

Shauna Reker précise : « Si les astres sont favorables et que toutes les parties prenantes sont à vos côtés et vous soutiennent, je dirais que quatre à six mois suffisent ».

En fixant des objectifs clairs dès le départ, en impliquant les principales parties prenantes dans le processus et en mettant en place une communication continue, votre politique de voyage servira de point de départ à un programme de voyage d'affaires qui soutient les objectifs de la direction, tout en assurant la sécurité et la satisfaction des voyageurs.

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