Économies réalisées

Comment Autodesk a économisé 900 000 $ sur ses dépenses en hébergement

Dès sa première année après avoir officiellement adopté Airbnb comme solution d’hébergement, Autodesk a économisé environ 900 000 $ (USD) par rapport à des séjours à l’hôtel.

Mise en place : En 2015, la politique de voyage d’Autodesk invitait les employés à se tourner vers une sélection d’hôtels dans le monde. Mark Papale, responsable des voyages chez Autodesk, n’imaginait donc pas que les employés pourraient utiliser Airbnb pour leurs voyages d’affaires. Mais en voyant le nom Airbnb apparaître de plus en plus souvent sur les notes de frais, l’entreprise a mené un audit révélant des dépenses récentes qui s’élevaient à 100 000 $ (USD).

« J’ai été surpris, » raconte Papale. « Il ne nous était jamais venu à l’esprit que nos employés pouvaient séjourner dans un logement Airbnb en déplacement. » En raisonnant ainsi, Papale rejoignait de nombreux autres travel managers. Il a travaillé à mettre en place un accord visant à incorporer Airbnb dans la politique officielle de voyage d’Autodesk.

Processus d’acceptation : Il a fallu environ un an pour répondre à toutes les questions et préoccupations des différents départements concernés quant au modèle économique d’Airbnb basé sur l’économie du partage, aux facteurs d’assurance et de responsabilité civile, et à la sécurité des données. « Le plus dur a été d’obtenir l’accord de l’entreprise, » se souvient Papale. « Nos équipes responsables des risques, du juridique, des RH et de la sécurité des données ont toutes dû se pencher sur la question. »

Pendant ce temps, Airbnb travaillait de son côté à mettre davantage l’accent sur Airbnb for Work. Le produit a été amélioré : un tableau de bord permettant de suivre ses voyageurs et de générer des rapports a été ajouté, et plusieurs logiciels de gestion des risques ont été rendus compatibles. Airbnb a également commencé à répertorier les logements entiers présents dans son catalogue, afin de répondre aux préoccupations en matière de sécurité lorsqu’un employé est hébergé dans un logement partagé. Ces logements comprennent également un certain nombre de caractéristiques spécialement adaptées aux professionnels comme le Wi-Fi, un espace de travail pour les ordinateurs portables, une arrivée possible 24h/24, des détecteurs de fumée et de monoxyde de carbone, ainsi que les commodités habituellement présentes dans les hôtels : du shampoing et du savon, une planche et un fer à repasser, des cintres, un sèche-cheveux, des serviettes et du linge de lit propres.

Si les améliorations produit et les outils répondant aux besoins des entreprises ont joué un rôle important dans ce processus de validation, c’est l’intégration à iSOS, un service de prévention des risques, qui a été déterminante. « Le devoir de vigilance est la raison pour laquelle j’ai un travail, » explique Papale. « Si nous avons pu incorporer Airbnb dans notre programme de voyage, c’est uniquement grâce à l’intégration à iSOS. Pour nous, c’est ce qui fait toute la différence. » Finalement, ajoute-t-il, toutes les autres équipes concernées « étaient suffisamment satisfaites et nous avons pu donner le feu vert. »

Mark Papale, Autodesk’s Manager of Global Travel Operations

Lancement : En mars 2016, Airbnb est devenu une solution de voyage officiellement approuvée chez Autodesk. « Une fois le feu vert obtenu, la configuration est simple et sans effort, » nous a confié Papale. Après avoir informé tous les employés qu’Airbnb était maintenant disponible, et après avoir expliqué les règles d’utilisation, « les employés ont tout de suite commencé à réserver des séjours », raconte-t-il.

Une fois le feu vert obtenu, la configuration est simple et sans effort.

Mark Papale, Autodesk

Chez Autodesk, les règles pour utiliser sont simples : les employés doivent réserver via le portail Airbnb ; la réservation doit concerner un logement privé (les locations partagées ne sont donc pas autorisées) ; et le prix de la réservation Airbnb ne doit pas être supérieur au prix le plus bas par nuitée d’un hôtel dans la même zone géographique. En ce qui concerne la règle interdisant la location partagée, « Il ne s’agit pas d’un manque de confiance envers les hôtes » explique Papale. « Nous devons simplement nous protéger car nos employés voyagent avec des équipements très coûteux qui contiennent des informations confidentielles. »

Conformité : La conformité à la politique de voyage d’Autodesk est pratiquement garantie dès lors que l’on réserve un logement Airbnb adapté aux professionnels (Business Travel Ready), « mais ces logements ne sont pas toujours disponibles, » explique Papale. Dans ces cas-là, il procède à une vérification manuelle afin de s’assurer que chaque réservation Airbnb répond aux trois règles mises en place par Autodesk.

« Je suis enregistré dans le système en tant que travel manager, je reçois donc un e-mail dès que quelqu’un réserve un voyage via Airbnb, » dit Papale. L’e-mail de notification contient un lien vers l’annonce, que soit lui-même, soit son homologue en Asie-Pacifique, vérifie pour confirmer que le logement n’est pas partagé et qu’il répond aux exigences de sécurité d’Autodesk. Si un employé réserve un logement partagé, Papale le contacte et lui demande d’effectuer une nouvelle réservation.<

Cette vérification est simple et ne prend que quelques minutes. « Ce n’est vraiment pas sorcier, » témoigne Papale. « Je clique simplement sur le lien et je vérifie que le logement n’est pas partagée. Si c’est une réservation d’un logement complet avec des évaluations positives, nous l’acceptons. Je vais procéder de cette manière pendant deux années complètes, puis je laisserai les employés réserver leurs propres logements Airbnb sans vérifier », ajoute-t-il. « Je n’aurai plus besoin de le faire à ce moment-là, car ce sera intégré dans la culture de l’entreprise. »

Suivi et calcul des économies réalisées : L’équipe responsable des voyages chez Autodesk effectue cette démarche à l’aide d’une feuille de calcul. Une fois qu’une réservation Airbnb est confirmée, « je la compare aux prix actuels par nuitée d’un hôtel dans la même zone géographique, y compris aux prix les plus bas, » a expliqué Papale. « C’est un contrôle en temps réel du coût d’un hôtel dans une ville spécifique à cette date. C’est facile, cela prend deux minutes. Je vais dans Concur, je regarde le prix et je le note sur mon fichier. »

« Nous avons procédé de la sorte pour chaque réservation Airbnb, » a-t-il ajouté, « et c’est comme ça que nous sommes arrivés à près de 900 000 $ d’économies dès notre première année. »<

Dans un premier temps, nous avons simplement annoncé à notre direction que cela nous permettrait d’économiser 100 000 $. Nous étions encore loin de réaliser le succès qu’allait connaître cette solution d’hébergement.

Mark Papale, Autodesk

Détail des économies : Autodesk réalise des économies en utilisant Airbnb pour les voyages d’affaires de courte et de longue durée, y compris pour les conférences, les salons et les événements, ainsi que pour les mutations, les réunions horssite, les formations et le développement de sites.

Selon Papale, « entre 80 et 90 % des réservations Airbnb sont individuelles, motivées par le prix et par une envie d’essayer autre chose. » La forte demande, la montée des prix ou l’absence de logements disponibles durant des conventions à San Francisco, Boston et d’autres villes, incitent les voyageurs à réserver Airbnb et ainsi réduire leurs dépenses.

« Un groupe de 10 à 15 de nos employés était présent au Salon de l’automobile de Tokyo, » raconte Papale. « Ils ont tous réservé des appartements individuels sur Airbnb et l’entreprise a économisé beaucoup d’argent, notamment en raison de l’augmentation des tarifs hôteliers durant ces événements. »

La tendance des voyages en équipe : Que la décision soit motivée par un souci d’économies, une envie de vivre une expérience différente, des considérations sociales ou un mélange de tout ça, Papale a remarqué une augmentation du nombre d’employés qui partagent un logement Airbnb.

« Nos employés ont changé leur façon de voyager, » témoigne Papale. « Traditionnellement, nous avions une chambre par personne. Maintenant, nous voyons beaucoup d’employés se mettre en commun et louer une maison de quatre ou cinq chambres, ce qui nous fait réaliser d’importantes économies, et cela se ressent dans les budgets des équipes. »

Un exemple récent : trois voyageurs qui participaient à un événement à San Francisco ont réservé et partagé un appartement trois-pièces sur Airbnb pour un coût total de 1 472 $. Papale a calculé le coût de trois chambres d’hôtel pour cette durée à environ 5 775 $, soit une économie d’un peu plus de 4 300 $ pour ce seul voyage.

Un autre exemple : d’après les calculs de Papale, des chambres d’hôtel pour une réunion hors site pour huit employés auraient coûté plus de 9 500 $. Les employés ont décidé de réserver une grande maison sur Airbnb pour environ 4 500 $. « Ces 5 000 $ d’économies retournent directement dans leur budget général, » explique Papale. « Ce sont eux qui choisissent comment utiliser cet argent, mais puisque notre entreprise est désormais sur ligne économique, ils pourraient l’utiliser pour envoyer quelqu’un participer à un projet avec des clients par exemple. »

Maintenant, nous voyons beaucoup d’employés se mettre en commun et louer une maison de quatre ou cinq chambres, ce qui nous fait réaliser d’importantes économies.

Mark Papale, Autodesk

Les économies réalisées lors des séjours en groupe sont importantes, mais les employés peuvent toujours choisir s’ils veulent séjourner avec leur équipe ou non. « Ce n’est pas une exigence, » ajoute-t-il. « C’est à eux de décider. »

Les équipes sont toutes de différentes tailles et il peut s’agir de deux personnes ou d’un petit groupe. « Pourquoi voudrait-on partir à une réunion dans une autre ville avec 14 collègues et loger au même endroit ? » s’interroge Papale. « Je n’ai pas la réponse à cette question, mais c’est bien ce qu’ils font. Partageaient-ils déjà leurs hébergements en réservant des chambres doubles à l’hôtel ? Nous ne le savons pas. Mais cette nouvelle politique est une expérience enrichissante. »

Séjours longue durée :cette tendance à préférer les logements Airbnb aux hôtels concerne également les séjours longue durée.

« Ce que je trouve important et également surprenant, c’est la manière dont nous utilisons Airbnb pour les séjours longue durée, » raconte Papale. À l’occasion de formations dans une ville particulière, « nous louons des maisons ou des appartements [Airbnb] parfois jusqu’à six ou sept mois, et ce sont plusieurs employés différents qui y séjournent successivement. »

Dans ce cas de figure, les économies réalisées sont particulièrement parlantes. Par exemple, lorsqu’une réservation Airbnb d’une valeur de 20 000 $ est apparue dans le système, Papale a contacté l’employé concerné pour en savoir plus. Ce dernier avait réservé un logement de plusieurs chambres de juillet à novembre, afin d’y héberger des employés qui participaient à une formation. « Les frais d’hébergement à l’hôtel pour de telles réservations auraient coûté 100 000 $. Avec Airbnb, cela nous revenait à 17 000 $, ce qui représente 83 000 $ d’économies, » indique Papale.

« Nous avons de plus en plus de séjours longue durée dans des villes comme Neuchâtel en Suisse, où est implanté notre siège financier, » ajoutet-il. « Comme nous mettons en place de nouveaux sites, des responsables de projet ou des équipes viennent nous rendre visite. Ils séjournent dans ces appartements pendant de longues périodes, et cette solution est donc idéale. J’ai discuté avec plusieurs d’entre eux et ils préfèrent séjourner dans un logement Airbnb plutôt que dans une chambre d’hôtel lorsque c’est pour trois ou quatre mois. »

Révélations : Papale reconnaît qu’il a été surpris par le volume de réservations Airbnb et la diversité des logements réservés. « Je ne pensais pas qu’Airbnb aurait autant de succès, » dit-il. « Dans un premier temps, nous avons simplement annoncé à notre direction que cela nous permettrait d’économiser 100 000 $. Nous étions encore loin de réaliser le succès qu’allait connaître cette solution d’hébergement. »

En comparaison avec le total du volume hôtelier d’Autodesk pour l’année 2016, les 900 000 $ d’économies résultant de la première année d’adoption officielle d’Airbnb, « ne sont pas énormes, mais cette somme reste bien supérieure à nos prévisions, et couvre une plus grande partie du monde que prévu, » insiste Papale.

Alors que les déplacements professionnels d’Autodesk restent majoritairement à l’intérieur du pays, les réservations Airbnb comprennent de nombreux voyages à l’étranger. « Je savais qu’à San Francisco, beaucoup de gens utiliseraient Airbnb, mais je n’avais pas prévu que ce serait le cas également dans le reste du monde, à l’exception de la Chine et l’Inde, où sa présence en est encore à ces débuts, » indique Papale. « Certains de nos employés l’utilisent en Europe, au Canada et dans tous les États-unis. C’est fantastique. Au Mexique, les commerciaux utilisent Airbnb chaque semaine. »

Bien qu’Autodesk n’a pas mené d’enquêtes de satisfaction à propos de l’utilisation d’Airbnb, Papale indique que « si on regarde la liste des employés qui ont recours à Airbnb, ce sont souvent les mêmes qui reviennent » : ventes, ressources humaines, designers ou encore développeurs.

Perspectives : Autodesk continue à utiliser des contrats avec des hôtels préférentiels. En 2016, l’entreprise a dépensé 10,7 millions $, soit plus de 90 % des dépenses en hébergement, pour plus de 52 000 nuits dans des hôtels traditionnels. Au cours de la même période, les employés ont dépensé 322 000 $ pour 3 570 nuits avec Airbnb, des chambres qui auraient coûté environ 900 000 $ de plus à l’hôtel.

Papale explique qu’il est difficile de prévoir si Autodesk aura davantage recours à Airbnb et réalisera des économies supplémentaires grâce à cette utilisation dans les années à venir. D’après lui, 2017 comptait « plus de réservations que l’année dernière. Nous avons également assisté à une hausse spectaculaire des frais d’hébergement à l’hôtel dans les marchés clés. Je m’attends à ce que la part de marché d’Airbnb augmente si les hôtels continuent à faire flamber les prix. »

Conseils : lors de conférences, Papale entend souvent ses pairs dire qu’ils n’utilisent pas du tout Airbnb. Il se souvient de son propre scepticisme quant à l’utilisation d’Airbnb par Autodesk et ajoute, « s’ils font un audit, je parie qu'ils se rendront compte qu’en fait, ils l’utilisent déjà. Ils devraient probablement y jeter un œil s’ils veulent en avoir le cœur net. »

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