Comment Box a mis à jour sa politique de voyage d'affaires

Airbnb for Work : Quelle a été votre approche pour mettre à jour la politique de voyage de Box lancée en 2016 ?

Rachel Ersted : Nous avons adopté une approche en trois volets. Le premier consistait à veiller à resserrer la réglementation de sorte que nous contrôlions les dépenses tout en faisant des voyages une expérience agréable et efficace. Le deuxième était de veiller à ce que nous fassions passer le message en encourageant les responsables à faire respecter la politique. Un autre problème était que nous avions deux politiques, l'une pour la région EMEA et l'autre pour les États-Unis, ce qui a créé de la confusion. C'était le troisième volet de notre approche, qui consistait à bâtir une politique complète et globale.

Quelles parties prenantes internes ont participé à la mise à jour ?

L'équipe principale qui a donné un coup de jeune à notre politique était composée de notre directeur des services partagés, d'un membre clé de l'équipe des comptes fournisseurs qui gère notre système Concur et la gestion des dépenses, du trésorier et de moi-même.

Comment s'est passée la coopération entre les membres de l'équipe ?

Tous les quatre, nous avons revu et remanié le document individuellement, puis nous nous organisé plusieurs réunions au cours desquelles nous avons examiné tous les commentaires de chacun. Il y a eu des problèmes qui nous ont pris vraiment beaucoup de temps et des choses sur lesquelles nous étions en désaccord, mais à la fin mars 2016, nous avons achevé une nouvelle politique finale qui n'était pas sensiblement différente de la politique initiale, mais qui était beaucoup plus claire et globale.

Que souhaitiez-vous accomplir à travers la mise à jour de la politique de voyage ?

Le premier objectif était de s'assurer que nous incitions à resserrer les dépenses afin d'atteindre l'objectif de flux de trésorerie disponibles positifs. Nous avons donc élaboré une politique visant à nous assurer que les budgets et les limites étaient raisonnables. De plus, nous voulions que nos voyageurs soient très à l'aise et se sentent bien lorsqu'ils voyagent pour affaires, de sorte que nous ne pouvions pas être trop restrictifs.

Nous avons élaboré la politique pour nous assurer que les budgets et les limites étaient raisonnables, mais nous avons aussi incité les voyageurs à réfléchir à la façon dont ils dépensaient l'argent de l'entreprise.

Rachel Ersted, ancienne analyste financière principale chez Box
Lors de l'élaboration de la politique et du plan de lancement, il était plus important de fixer les attentes des dirigeants quant à l'application de cette politique que de fixer des limites serrées de dépenses. Beaucoup d'échappatoires surviennent lorsque les employés ne se rendent pas compte qu'il existe une politique et qu'elle n'est pas communiquée correctement.

Assurer le respect d'une politique est un problème courant. Comment avez-vous abordé cette question chez Box ?

Nous sommes allés aux réunions hebdomadaires de tout le personnel dirigées par les cadres supérieurs respectifs de chaque service, et nous avons présenté la politique et ses principaux points. Nous l'avons fait pour tous les services dans l'ensemble de l'entreprise pendant environ un mois. Nous nous rendions à deux réunions par semaine pour nous présenter devant un grand groupe d'employés et leur dire : « Voici la politique de voyage, nous sommes là pour répondre à toutes vos questions, voici ce que nous attendons, et les gestionnaires sont responsables de cela », afin que personne ne puisse dire qu'il ne savait pas où trouver la politique ou en quoi elle consiste.

Ce fut un mois plutôt excitant et stimulant.

Les gens ont des préférences très personnelles en matière de voyages, il est donc difficile de plaire à tout le monde. C'est sans doute l'une des choses que j'ai apprises. Vous ne pouvez pas plaire à tout le monde.

Qu'avez-vous fait d'autre pour informer vos voyageurs d'affaires de la politique de voyage ?


Box a une page Internet interne appelée Boxernet. J'ai créé un site web Boxernet dédié aux voyages et aux divertissements qui contient environ 15 pages d'informations allant de la façon de réserver son voyage chez Box, où se rendre pour obtenir de l'aide, où faut-il séjourner et où faut-il louer une voiture, quelles compagnies aériennes sont recommandées. Le site contient beaucoup d'informations précieuses à ce sujet. En fait, c'est ainsi que nous avons officiellement lancé le partenariat avec Airbnb. Nous avions une page sur l'hébergement avec une énorme section dédiée à Airbnb, y compris la façon de rejoindre la plate-forme.

Ces efforts ont-ils été efficaces ?

Publier toutes ces informations sur le site et les rendre accessibles aux employés (et surtout dire aux gens que c'est là qu'elles se trouvent) était la façon dont nous avons incité les employés à adhérer à cette nouvelle politique et les cadres à l'appliquer avec leurs subordonnés directs.

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