Politique de voyage

Comment obtenir l’aval de votre direction pour utiliser Airbnb for Work

Il peut parfois être compliqué pour les dirigeants d’adhérer officiellement à Airbnb, même dans les entreprises où les employés utilisent déjà Airbnb pour les voyages d’affaires de manière informelle.

Pourtant, en alliant travail de terrain et diplomatie, vous pouvez présenter un argumentaire convaincant à vos dirigeants sur les multiples avantages d’un tel partenariat, tant pour les employés que pour l’entreprise.

Pour commencer, « il faut que les dirigeants puissent se faire une idée précise de cet outil », explique Robert Langsfeld, consultant et fondateur de The Corporate Solutions Group, une société d’audit et de gestion des voyages. Robert Langsfeld conseille à ceux qui souhaitent recommander Airbnb for Work de recueillir des données sur les frais de déplacement, des opinions d’employés et le soutien de pairs (dans et en dehors de l’entreprise), afin de monter un dossier solide.

Robert Langsfeld suggère que les travel managers commencent par examiner les données de réservation enregistrées par le moteur de réservation en ligne de l’entreprise, par la société de gestion des voyages et par les cartes de crédit de l’entreprise. À partir de ces données, un travel manager peut commencer à élaborer un tableau décrivant les destinations où les employés voyagent le plus, les lieux où ils séjournent et ce qu’ils paient. Par la suite, un responsable peut évaluer dans quelle mesure les propriétés Airbnb peuvent générer des économies et améliorer la satisfaction des employés (des questions importantes aux yeux des dirigeants, et qui permettent d’entamer un dialogue). Au cours de ces discussions, il est essentiel d’aborder directement les questions de sécurité, afin d’obtenir le soutien des dirigeants.

Obtenez d’abord l’adhésion de vos collègues

Dans de nombreuses entreprises, les employés réservent des logements Airbnb pour leurs voyages d’affaires au moyen de leur compte personnel, en attendant l’adoption officielle d’Airbnb for Work. Dans beaucoup d’autres, les employés aimeraient réserver des logements Airbnb pour leurs déplacements professionnels, mais ils ne veulent pas se risquer à déroger à la politique de l’entreprise sur les fournisseurs d’hébergement préférés. Les travel managers peuvent favoriser l’adoption officielle d’Airbnb for Work en présentant les expériences, les opinions et les choix de voyage de ces employés, et en montrant aux dirigeants les modèles d’utilisation et d’économies.

Chez Silvercar, une société spécialisée dans les technologies de mobilité qui propose des Audi A4 à la location, le fait que les employés aient déjà recours à Airbnb pour leurs voyages d’affaires a été l’un des principaux facteurs d’adhésion des dirigeants au partenariat officiel avec Airbnb for Work. Selon Kay Stroman, son directeur général, les employés et consultants de Silvercar ont réservé des séjours sur Airbnb pour leurs voyages d’affaires pendant des années avant l’adoption officielle d’Airbnb for Work.

«Les équipes de Silvercar sont relativement jeunes », explique Kay Stroman, qui estime que la moyenne se situe entre 35 et 40 ans. L’entreprise apprécie également des sociétés comme Airbnb, dont elle se sent proche, ce qui a également contribué à la décision de l’équipe dirigeante de Silvercar. Tandis que les employés et consultants étaient de plus en plus nombreux à réserver sur Airbnb, les choses se sont accélérées en faveur d’une intégration officielle à la politique de voyage, et Airbnb for Work a été officiellement accepté comme prestataire de services de voyage de Silvercar.

De nombreux employés de Box voulaient séjourner dans des logements Airbnb. Nous avons fait remonter l’information à toute la direction et cette possibilité a fini par être ajoutée à notre politique de voyage

Stefanie Layne, Box

Box, une société d’hébergement de contenu basée à Redwood City en Californie, a une histoire similaire. Certains dirigeants ont d’abord hésité à ajouter Airbnb, a déclaré Stefanie Layne, trésorière et chef de cabinet du directeur financier chez Box, en soulignant que « notre directeur fnancier séjournait toujours à l’hôtel». Par ailleurs, l’équipe des achats de l’entreprise n’y était pas très favorable. « Mais de nombreux employés de Box voulaient séjourner dans des logements Airbnb. Nous avons fait remonter l’information à toute la direction et cette possibilité a fini par être ajoutée à notre politique de voyage ».

Quand Elena Warburton, directrice des voyages internationaux chez RingCentral, un fournisseur de services de communication dans le cloud, a présenté Airbnb for Work à son équipe dirigeante, « le service a d’abord été accueilli avec scepticisme », explique-t-elle. « Cependant, nous savons tous que nos habitudes personnelles ont tendance à influencer nos habitudes de travail, et Airbnb gagne sans cesse en popularité ». Elena Warburton explique qu’elle a plaidé en faveur de l’utilisation actuelle d’Airbnb par les employés et qu’elle a présenté Airbnb for Work « comme un bon moyen de réaliser des économies ».

Elle a également souligné que le fait de séjourner dans un logement Airbnb offre aux voyageurs des occasions uniques d’explorer et de se sentir davantage comme un citoyen ou un habitant à part entière de la destination « plutôt qu’un touriste, un visiteur ou un voyageur d’affaires ». RingCentral a officiellement intégré Airbnb for Work en 2016 ; le nombre d’employés inscrits comme utilisateurs est passé d’une trentaine au lancement à plus de 185 au cours des 12 premiers mois.

Sensibilisez vos dirigeants

Si le fait de présenter les impressions des employés et les modèles d’utilisation actuels d’Airbnb n’est pas suffisamment convaincant, une enquête pourra aider les travel managers à convaincre de la pertinence statistique d’Airbnb for Work. Scott Gillespie, PDG de tClara, une entreprise qui aide les entreprises à analyser et comparer les données de voyage, recommande aux travel managers de réaliser une enquête auprès de leurs employés. Cela permet de déterminer les options d’hébergement utilisées par les employés lors de leurs déplacements personnels et de comprendre s’ils privilégient les fournisseurs de voyages de l’économie du partage comme Airbnb. La présentation des résultats aux dirigeants de l’entreprise pourrait aider à obtenir leur aval

« Il est possible de susciter l’intérêt des dirigeants en les sensibilisant à la vision qu’a la génération Y de l’économie du partage », explique Al Mazzola, directeur des services internationaux de finance et de voyage pour Sykes. « Il faudrait au moins qu’ils se rendent compte de quoi il s’agit pour comprendre leurs employés issues de cette génération ».

Sykes, une multinationale d’externalisation des processus commerciaux fondée en 1977, ofre un cadre de travail plus conventionnel que Silvercar, Box et RingCentral. Al Mazzola explique que son entreprise effectue un essai d’Airbnb for Work auprès d’environ 15 employés afn de recueillir leurs impressions ainsi que l’impact sur les économies en matière de coûts d’hébergement et sur la satisfaction des voyageurs. Les résultats seront communiqués aux dirigeants pour qu’ils puissent décider de l’intégration officielle d’Airbnb for Work à la politique de voyage de Sykes.

Robert Langsfeld, de CSG, est convaincu que les dirigeants qui n’ont pas personnellement utilisé ce genre de service seront plus enclins à adopter Airbnb for Work si les travel managers établissent des parallèles entre Airbnb et des offres d’hébergement plus traditionnelles, comme les locations longue durée et les apparts-hôtels.

« Les solutions d’hébergement qui offrent aux employés un confort proche de celui de qu’ils connaissent chez eux existent depuis le milieu des années 90 », explique Robert Langsfeld, avec la création d’entreprises comme Extended Stay America. « Un certain nombre de dirigeants sont plus habitués à ces types de produits, et les travel managers peuvent s’en servir pour établir des comparaisons. Le fait d’offrir aux voyageurs un séjour qui va favoriser le confort en déplacement est un bon argument pour essayer de gagner leur approbation ».

Faites valoir les économies potentielles

Si les commentaires des employés et la sensibilisation en douceur ne réussissent pas à convaincre les dirigeants, les travel managers peuvent mettre l’accent sur les économies qui peuvent être réalisées avec Airbnb for Work. En se munissant de données précises et complètes sur les réservations internes, et en présentant des études de sources externes faisant autorité qui montrent les écarts de coûts entre les fournisseurs d’hébergements de l’économie du partage et les hôtels, les travel managers qui souhaitent intégrer Airbnb for Work à leurs politiques de voyage auront là des arguments solides.

« Les services de voyage de l’économie du partage sont une occasion incroyable de faire des économies », explique Robert Langsfeld. « Prenez des villes comme San Francisco ou Boston, où les prix des hôtels sont exorbitants. Airbnb peut être très avantageux pour une entreprise qui doit réduire ses frais de déplacement vers de telles destinations ».

Et Al Mazzola d’ajouter : « Il est assez facile de vérifier le prix moyen d’une chambre sur Airbnb et de le comparer au prix moyen des réservations dans la même ville, puis de trouver les tarifs des hôtels trois étoiles et quatre étoiles les plus proches. Je suis prêt à parier que les tarifs d’Airbnb seront presque toujours plus bas ». Pour des données plus officielles, Al Mazzola et d’autres recommandent de se procurer les rapports de Smith Travel Research, une autorité mondiale en matière de prix et de tendances de l’hébergement.

Il y a d’excellentes offres sur Airbnb. Plus notre activité se développe, plus nous encourageons nos employés à utiliser Airbnb et plus nous réalisons d’économies

Kay Stroman, Silvercar

Les travel managers qui ont intégré Airbnb for Work signalent régulièrement que l’utilisation d’Airbnb pour les voyages d’affaires se traduit par des économies de 20 à 40 % par rapport au prix moyen par nuitée d’un hôtel dans la même zone géographique.

Silvercar a déjà pu constater ces économies et s’attend à ce qu’il y en ait davantage à mesure que de plus en plus d’employés se mettent à utiliser Airbnb for Work. « Dans notre entreprise, nous voyageons beaucoup », témoigne Kay Stroman. « Il y a d’excellentes offres sur Airbnb. Plus notre activité se développe, plus nous pouvons encourageons nos employés à utiliser Airbnb et plus nous réalisons d’économies ».

Abordez la question de la sécurité

Certains dirigeants hésitent à travailler avec Airbnb for Work en raison de la question de la sécurité, notamment en ce qui concerne la protection des employés et la gestion des risques de l’entreprise.

« La sécurité a fait l’objet de nombreuses discussions » quand Box a envisagé d’ajouter officiellement Airbnb for Work à sa politique de voyage, explique Stefanie Layne. « C’était un peu difficile de comprendre le processus et de gérer notre devoir de vigilance en dehors de notre portail de voyage. Nous devions donner aux dirigeants l’assurance que nous pourrions localiser les employés si besoin. Mais Airbnb a fait un excellent travail sur la sécurité ».

« La sécurité ne doit pas être négligée », ajoute Al Mazzola. « C’est parfaitement légitime. Mais une fois que vous vous renseignez sur le produit [Airbnb for Work] et que vous voyez où vous pouvez l’intégrer, il y a généralement de bonnes réponses à apporter aux dirigeants ».

Les travel managers peuvent présenter sans hésitation aux chefs d’entreprise l’engagement d’Airbnb en faveur de la confiance et de la sécurité. Airbnb dispose d’une solide équipe Confiance et sécurité, joignable 24h/24 et constituée de nombreux agents d’intervention, ingénieurs, scientifiques des données, chefs de produit, concepteurs, agents de liaison avec les autorités, gestionnaires de crise et spécialistes en défense des victimes.

Ils viennent grossir les rangs des experts de l’entreprise en matière de réglementation, de protection des données, de cybersécurité, d’assurance et de fraude. Airbnb for Work travaille également avec les quatre prestataires que sont WorldAware, ISOS, Anvil Group et UnitedHealthcare Global (UHG). Si votre entreprise est sous contrat avec l’un de ces prestataires, les critères le devoir de vigilance seront appliqués pour les réservations Airbnb.

En abordant la question de la sécurité avec les dirigeants, en présentant les économies potentielles et en faisant part des expériences, des impressions et des choix de voyage des employés qui utilisent déjà Airbnb, vous disposez de solides arguments pour faire adopter Airbnb officiellement au sein de votre entreprise.

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