Gestion des voyages d
Politique de voyage

Vous gérez les voyages d'affaires pour votre entreprise ? Voici 5 conseils pour vous guider

Maintenir les frais de déplacement à un niveau bas et assurer le bonheur des employés ne doit pas nécessairement être un fardeau.

Comme le savent beaucoup de personnes chargées de gérer les voyages dans les petites et moyennes entreprises, il est difficile de maîtriser à temps partiel ce qui pourrait être un emploi à temps plein.

« Les gens portent de multiples casquettes et doivent toujours penser à leurs autres responsabilités », a déclaré Jeanne Liu, vice-présidente de la recherche pour la Global Business Travel Association (GBTA). « Ils peuvent travailler dans les domaines des ressources humaines, de l'approvisionnement, des finances, de la comptabilité, etc. Nous entendons tout le temps des gens dire : "Je viens d'être chargé de m'occuper des déplacements - que dois-je faire maintenant ?" »

La perspective peut faire peur, d'autant plus que la gestion des voyages est devenue un travail de plus en plus important. Non seulement les entreprises sont aux prises avec des restrictions budgétaires, des frais de déplacement en hausse et une disponibilité limitée dans les principales destinations d'affaires, mais le moral et la sécurité des voyageurs sont également de plus en plus préoccupants.

Malgré les difficultés, la réduction des frais de déplacements professionnels n'est pas nécessairement un fardeau et peut être une expérience très enrichissante. Voici cinq conseils de gestion des voyages d'affaires pour vous aider à démarrer.

1. Redéfinissez votre point de vue

N'oubliez pas que la gestion des voyages est différente des autres responsabilités administratives que vous pourriez assumer.

« De nos jours, les déplacements sont souvent gérés par une personne du service des achats, mais il est beaucoup plus facile de se procurer des photocopieuses, du mobilier de bureau et des fournitures que des déplacements », a déclaré Andy Menkes, PDG et président de Partnership Travel Consulting. « Les voyages ont leurs propres nuances et définitions. Ce n'est pas quelque chose que vous pouvez traiter par Excel. Le voyage est également très émotionnel. La seule chose encore plus chargée d'émotion pour les employés est le déménagement. »

2. Soyez en phase avec les objectifs de la direction

Il est important de comprendre les objectifs opérationnels que la direction a fixés pour l'entreprise, car ils guideront la façon dont vous aborderez l'établissement d'une politique de voyage d'entreprise de base, a déclaré Michelle Moy, directrice des pratiques de stratégie mondiale pour TCG Consulting, qui conseille les entreprises sur les questions de gestion des voyages.

« Vous devez consulter la direction sur l'évolution prévue pour l'entreprise : prévoyons-nous d'embaucher nouveaux employés ? Une expansion internationale est-elle imminente ? Et, le cas échéant, comment nous y préparer ? », dit-elle. « La politique de voyage doit refléter les objectifs opérationnels plus vastes de l'entreprise. »

Plus vite vous mettrez en place une base et la ferez entrer dans les habitudes, mieux ce sera.

Michelle Moy, TCG Consulting

Il est particulièrement important d'établir une politique ou des lignes directrices de base pour les voyages d'affaires si votre entreprise est sur une trajectoire de croissance. « Au fur et à mesure que l'entreprise croît, vos voyageurs auront besoin de plus de conseils », a déclaré Moy. « Plus vite vous mettrez en place une base et la ferez entrer dans les habitudes, mieux ce sera. À mesure que vous grandissez, les choses deviendront plus complexes et plus difficiles à contrôler. »

3. Travailler avec les principales parties penantes internes

Étant donné que les voyages touchent à de nombreux aspects des activités de votre entreprise, il est important d'impliquer toutes les parties prenantes clés.

« Les voyages d'affaires ne sont pas qu'une question de dollars et de cents », a déclaré Robert Langsfeld, consultant et fondateur de The Corporate Solutions Group, un cabinet de gestion des voyages et d'audit. « Ils peuvent causer des problèmes juridiques, mettre vos employés en danger et avoir un impact sur le moral des équipes. Il est crucial de vous assurer que tous ceux qui devraient être impliqués le sont vraiment. »

À tout le moins, a-t-il dit, faites pression sur le directeur financier de votre entreprise, sur votre conseiller juridique, sur quelqu'un des ressources humaines et sur votre chef des achats ou de l'approvisionnement. Si votre entreprise a un service de sécurité, impliquez toute personne qui peut aider à faire des recommandations en matière de sécurité des voyageurs d'affaires.

« Ces personnes vous aident à répondre aux questions les plus importantes », a déclaré Langsfeld. « Quelle sera la meilleure façon pour les employés de payer ? Quels sont les avantages attribués selon les différents niveaux de l'entreprise ? Quel risque l'entreprise assume-t-elle lorsque quelqu'un respecte la politique, et quels sont les risques assumés par l'employé s'il ne respecte pas la politique ? »

4. Demandez de l'aide et un soutien

« Souvent, les personnes qui gèrent les voyages pour les petites entreprises sont les seules à faire le travail », a souligné Liu. « Il peut être très utile d'entrer en contact avec des personnes se trouvant dans une situation similaire, d'obtenir leurs conseils et leurs commentaires. »

Bien que la maîtrise de l'art de la gestion des voyages ne soit pas un processus rapide ou facile, vous pouvez obtenir beaucoup d'aide auprès d'organisations telles que la GBTA et l'Association for Corporate Travel Executives. Tous deux fournissent une formation et des ressources aux personnes à tous les niveaux d'expérience et organisent des événements annuels et régionaux. Ces organisations, ainsi que des sites de médias sociaux tels que LinkedIn, offrent d'excellentes occasions de réseauter en personne ou de consulter vos pairs en ligne.

5. Faites passer le mot

Une fois que votre politique de voyage est en place, il est essentiel de la communiquer clairement à vos voyageurs d'affaires pour assurer la conformité, ce qui, en retour, soutiendra vos futures négociations avec les fournisseurs de voyages.

« La plupart des employés veulent faire ce qu'il faut, mais ils doivent disposer de lignes directrices claires sur les voyages qui soient affichées et qui leur soient communiquées », a déclaré Liu. « Ensuite, une fois que vous pourrez suivre les données qui montrent qu'ils réservent auprès de fournisseurs préférés, etc., vous serez dans une position beaucoup plus forte pour négocier de meilleurs tarifs. En même temps, vous pourrez également obtenir un meilleur rapport qualité-prix, y compris plus d'avantages et de commodités pour vos voyageurs. »

Même les gestionnaires de voyages à temps partiel les plus pressés peuvent bénéficier de l'apprentissage des bases de la gestion des voyages et de la prise de mesures pour mettre en œuvre une politique de voyage de base pour leur entreprise. Cela vous aidera à rationaliser votre processus de travail lié aux voyages, ce qui peut entraîner des économies pour votre entreprise et une satisfaction accrue pour les voyageurs d'affaires.

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